Was ist eine Verfahrensanweisung?
Eine Verfahrensanweisung wird an Arbeitsplätzen verwendet, an denen risikoreiche Aufgaben zur täglichen Arbeitsroutine gehören. Sie dient Manager*innen und Mitarbeiter*innen als Leitfaden, damit sie gefährliche Arbeiten und die mit ihnen verbundenen Gefahren und Kontrollmaßnahmen zur Bewältigung der Risiken umfassend überprüfen können. Auch für das Qualitätsmanagement, zum Beispiel nach der ISO 9001, sind Verfahrensanweisungen unabdingbar.
Neben der Ermittlung von Risiken und den Angaben zu Sicherheitsvorkehrungen enthält die Verfahrensanweisung auch Informationen über die Ausrüstung, die bei Projekten verwendet wird, ebenso wie zur PSA, die erforderlich ist, um die Sicherheit der Arbeitnehmer*innen während der zu erledigenden Arbeiten zu gewährleisten.
Die Vorlage sollte auch die Gefahren, die mit den Nebenprodukten der Tätigkeiten und Aufgaben verbunden sind, enthalten. Umfasst sie beispielsweise die Entsorgung von Gefahrenstoffen, sollte die Checkliste den Entsorgungsprozess dieses Abfallmaterials beschreiben.
Grundsätzlich sollte eine Verfahrensanweisung in ihrem Aufbau auch Informationen zu aufgewendeten Stunden und zur Abfolge der geplanten Arbeiten enthalten. Somit ähnelt sie dem Arbeitsauftrag. Zusätzlich sollten eine Verfahrensanweisung auch über Leitung und Zuständigkeiten informieren, genauso wie über die Notfallverfahren, die im Krisenfall eingesetzt werden sollten.
Warum ist eine Verfahrensanweisung wichtig?
Verfahrensanweisungen sind besonders wichtig in Branchen, in denen risikoreiche Aufgaben anfallen oder in denen Mitarbeiter*innen mit gefährlichen Stoffen in Berührung kommen. Zu diesen Aufgaben gehören beispielsweise Elektroinstallationen, Bauarbeiten, Klempnerarbeiten, HLK-Dienstleistungen, Entsorgung von Chemikalien und vieles mehr.
Vorlagen für Risiko- und Verfahrensanweisungen empfehlen nicht nur Kontrollmaßnahmen, sondern beschreiben auch, wie sie umzusetzen sind und sind daher für die Sicherheit deines Unternehmens und deiner Mitarbeiter*innen unerlässliche Werkzeuge.
Indem du eine strukturierte und detaillierte Verfahrensanweisung erstellst kannst du:
1. RISIKEN ELIMINIEREN UND REDUZIEREN
Die Vermeidung von Risiken ist der Hauptzweck einer Verfahrensanweisung. Indem Unternehmen Risiken und Gefahren vor Beginn der Arbeiten ermitteln und melden, können sie sich auf diese vorbereiten und Verletzungen und Unfälle verhindern.
2. DIE EINHALTUNG DER RECHTSVORSCHRIFTEN DOKUMENTIEREN
Wenn die Einhaltung von Vorschriften in Frage gestellt wird, dienen Verfahrensanweisungen als wichtige Information, die die Einhaltung der Gesundheitsvorschriften nachweisen und zeigen, wie du die entsprechenden Sicherheitsprotokolle in deinem Unternehmen befolgt hast.
3. BEWUSSTSEINSBILDUNG UNTERSTÜTZEN
Deine Mitarbeiter müssen sich der Gefahren bewusst sein, denen sie ausgesetzt sind, ebenso wie der möglichen Folgen, wenn sie die Sicherheitsprotokolle nicht befolgen. Indem du ihr Bewusstsein schärfst, ergreifst du proaktiv die notwendigen Maßnahmen, um Risiken zu verringern und Gefahren zu beseitigen.
4. INFORMATIONEN ÜBER SICHERHEIT UND GESUNDHEITSSCHUTZ AN DIE MITARBEITER WEITERGEBEN
Nach dem Ausfüllen der Vorlage für die Verfahrensanweisung sollte diese entsprechend abgelegt und an die Arbeitnehmer*innen weitergegeben werden. Sie sollten Zugang zu ihr haben, da sie die Gesundheits- und Sicherheitsinformationen enthält, die ihnen zeigen, wie sie sich bei der Arbeit schützen können.
Eine Verfahrensanweisung in 5 Schritten erstellen
Eine gute Verfahrensanweisung sollte beschreiben, wie eine Aufgabe ausgeführt werden sollte und nicht nur aufzählen, was die Aufgabe sind. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie du eine effektive Verfahrensanweisung verfassen kannst:
- Gliedere Aufgaben auf
Schreibe detailliert auf, wie deine Mitarbeiter*innen die Aufgabe erfolgreich und sicher erledigen können.
Wenn du zum Beispiel eine Elektroinstallation durchführst, schreibe nicht einfach „Verlege das Kabel vom Verteiler bis zur ersten Leuchte.“ Stattdessen solltest du die Art der Kabel und des Verteilers angeben, die verwendet werden sollten, ähnlich einer Arbeitsanweisung. Wenn neben dem Verlegen des Kabels noch weitere Aufgaben zu erledigen sind, solltest du dies ebenfalls in deiner Verfahrensanweisung erwähnen. - Identifiziere besonders risikoreiche Aufgaben
Identifiziere alle risikoreichen Aufgabe und das Risiko, das mit ihrer Ausführung verbunden ist. Auf diese Weise kannst du die richtige Person für jede Aufgabe einsetzen und ihre Fähigkeiten im Voraus überprüfen. Vergiss nie den Risikofaktor der Aufgabe zu berechnen, bevor du sie jemandem zuweist. - Überlege dir einen Alternativplan
Neben der Ermittlung von Risiken und Gefahren solltest du einen Notfallplan oder eine Präventivmethode haben, um mögliche Schäden zu kontrollieren. Die Arbeitnehmer*innen sollten wissen, welche Art von Sicherheitsmaßnahmen und Ausrüstung sie benötigen, um Unfälle und Verletzungen zu vermeiden. Sie sollten auch wissen, an wen sie sich wenden können, wenn solche Unfälle passieren. - Bestimmen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten
Wenn Sie die Verantwortlichkeiten festgelegt haben, stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse kontrolliert werden. Die Unternehmen sollten die Aufgaben, ihre Wichtigkeit und die Schritte zu ihrer Erledigung beschreiben. - Schulungen und Ausbildungen
Bevor deine Mitarbeiter*innen mit einer Aufgabe beginnen, stelle immer sicher, dass sie vollständig verstehen, was in den Vorlagen für Risiko- und Verfahrensanweisungen besprochen und beschrieben worden ist. Sorge mit ständiger und konsequenter Kommunikation dafür, die Arbeit zu überwachen und notwendige Schritte zur Beseitigung oder Verringerung von Risiken einzuleiten.
Grundsätzlich sollten alle Methodenberichte folgende Elemente enthalten, die wichtige Rahmeninformationen liefern:
- Art des Projekts
- Aktivitäten oder Aufgaben
- Datum der Inspektion
- Name der Inspektorin/des Inspektors
- Liste der Verantwortlichkeiten
- Liste über Gefahren und Risiken
- Kontrollmaßnahmen und Arbeitsverfahren (z.B. Arbeitsablauf, Techniken, Ausrüstung, Sicherheitsvorkehrungen)
- Persönliche Schutzausrüstung (PSA)
- Verwaltungsvorschriften (z.B. Kontrolle, Wohlbefinden, Erste Hilfe, Notfallverfahren)
- Bestätigung und Unterschrift der inspizierenden Instanz
Was sind die Vorteile eines digitalen Musters für Verfahrensanweisungen?
Verfahrensanweisungen sind wichtig für alle Unternehmer*innen, denen die Sicherheit und die Gesundheit ihrer Mitarbeiter*innen ein Anliegen ist. Eine Checkliste für Verfahrensanweisungen hilft dabei, potenzielle Gefahrensituationen zu ermitteln, Aufgabenbereiche einzugrenzen und sicherzustellen, dass alle mit jedem Arbeitsbereich vertraut sind und sich der möglichen Risiken bewusst sind.
Es ist nicht immer leicht den Überblick über die unzähligen Gefahren zu behalten, die am Arbeitsplatz lauern. Wenn auch nur eine davon übersiehst, kann das potentiell tödliche Folgen haben, aber mit Lumiform und unserer digitalen Checklisten Software können Sicherheitsbeauftragte ihre Arbeitsplatzinspektionen bis zu 40% schneller durchführen als mit Stift und Papier.
- Mit Lumiforms intuitiver mobilen App,kannst du Kontrollen überall ganz einfach von deinem Smartphone oder Tablet aus durchführen.
- Umfassende und automatisierte Analysen helfen dir dabei gefährliche Zustände zu erkennen, und bewahren so dein Unternehmen vor möglichen Klagen und Entschädigungszahlungen.
- Behalte den Überblick über alle deine Verfahrensanweisungen und beziehen dich auf sie, wenn du unterwegs, vor Ort oder mitten bei einer Aufgabe bist. Du hast alle Formulare immer in deiner Tasche dabei und kannst alles was du brauchst per Knopfdruck abrufen, denn alle Dokumente werden automatisch in der Cloud gespeichert.
- Die App führt dich nahtlos durch die Verfahrensanweisung, so dass keine zusätzliche zeitaufwändige und teure Schulung erforderlich ist.
